Content Syndication am Beispiel des Mitarbeiter-Webs der DeTeImmobilien

Der Kunde

Die Deutsche Telekom Immobilien und Service GmbH (DeTeImmobilien), eine 100-prozentige Tochter der Deutsche Telekom AG, ist der Dienstleister rund um die Immobilie. Das Leistungsportfolio umfasst Real Estate Management (u.a. Kaufmännisches Facility Management, Flächenmanagement, An- und Vermietung), Technisches sowie Infrastrukturelles Facility Management.

64 Millionen Quadratmeter bewirtschaftete Fläche und 35.000 Objekte weisen DeTeImmobilien als einen der bedeutendsten Immobilien-Dienstleister Deutschlands aus. Mit bundesweit sechs Niederlassungen garantiert DeTeImmobilien allen Kunden eine flächendeckende Präsenz.

Betreut werden u.a. Bürogebäude, Banken und Versicherungen und technische Einrichtungen im Bereich der T.I.M.E.S. (Telekommunikation, Informationstechnologie, Medien, Entertainment, Security) Märkte. Alle Immobilien werden professionell bewirtschaftet und nach Effizienz- und Wertsteigerungsgesichtspunkten optimiert. Die DeTeImmobilien-Akademie sichert die hohe Fachkompetenz der rund 6.700 Mitarbeiter.

Die Aufgabe

Ursprünglich betrieb DeTeImmobilien sein internes Informationsmanagement mit einem standortübergreifenden zentralen Intranet und zwölf dezentralen Intranets der einzelnen Niederlassungen. Mit der zunehmenden Informationsfülle und kürzer werdenden Aktualisierungszyklen konnte der statische Auftritt nicht mehr Schritt halten. Auch bot er einen verhältnismäßig geringen Nutzwert, um Rationalisierungseffekte und höhere Transparenz im Tagesgeschäft zu erzielen, und verzeichnete eine sinkende Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Ziel war es, aus der vorhandenen statischen Informationssammlung ein dynamisches Intranet als gemeinsame Kommunikationsdrehscheibe für alle Mitarbeiter zu erstellen. Mit Hilfe der leistungsfähigen Content Management Plattform contentserver erfolgte die Realisierung einer datenbank-gestützten Website mit dezentraler Redaktion von 2.500 Seiten an 13 Standorten durch ca. 180 Redakteure. Inhaltspflege über einfach zu bedienende Formulare am Web-Browser sollte den Schulungsbedarf minimieren und zugleich für eine konsistente, automatisch vernetzte Datenablage sorgen.

Die Lösung

Realisierung

Bei der Neukonzeption des Intranets der DeTeImmobilien wurde auf technische und organisatorische Fragestellungen gleichermaßen Wert gelegt. Nicht nur eine stabile und performante Plattform sollte aufgebaut werden, sondern auch ein klar gegliedertes Informationsangebot mit hohem Nutzwert, stetiger Aktualisierung und eindeutigen Verantwortlichkeiten. Die Gestaltung des Intranets gemäß dem Corporate Image von DeTeImmobilien wurde in die Hände einer externen Web-Agentur gelegt. Das Projektteam erstellte einen "Bebauungsplan" für die Website, mit dem sich die Inhaltsgliederung und die schrittweise redaktionelle Befüllung von verschiedenen Standorten aus ständig abgleichen ließen.

Dynamische Templates für die Präsentation und automatische Verknüpfung aller Web-Seiten über Querverweise wurden vom CMS-Hersteller und einer Partnerfirma angefertigt. Entscheidend für einen schnellen Roll-out und wirtschaftlichen Systembetrieb war zum einen die komplett browserbasierte Administration und Redaktion des Intranets, zum anderen die direkte Ankopplung an die vorhandene Benutzerverwaltung von DeTeImmobilien in einer ADS-Domäne. Über Redaktionsrechte und -regeln lässt sich genau differenzieren, welcher Redakteur in welchem Ressort welche Informationen erstellen oder verändern darf. Ferner wurde die Fähigkeit des contentserver genutzt, Informationen zu kategorisieren und daraus eine mehrdimensionale Ablagesystematik zu bilden, die sich auch von unerfahrenen Benutzern schnell erschließen lässt. Portal-Elemente, Newsfeeds u.ä. signalisieren ständige Aktualität und hohen Gebrauchswert.

Wirtschaftlichkeit

Im Laufe der Zeit wurden zusätzliche Informationsquellen und Anwendungen ständig ergänzt. Beispielsweise sorgt eine Content-Syndication-Schnittstelle zu der Wirtschaftsdatenbank Genios dafür, dass täglich aktuelle Wirtschaftsnachrichten rund um die Facility-Management-Branche im Intranet abgerufen werden können.

Ausblick

In mehrjährigem Systembetrieb wurden neue Erfahrungen mit der Art und Intensität der Nutzung gesammelt. Diese führen gegenwärtig zu einem Paradigmenwechsel: Die ursprünglich vorherrschende Regionalisierung (jeder Standort erhält gezielt seinen Teilausschnitt aus der gesamten Informationsmenge) wird überführt in eine Funktionalisierung (jeder Mitarbeiter erhält ein passgenaues Informationsangebot entsprechend seinem Aufgabengebiet). Diese Umstellung erfordert eine tiefgreifende Umstrukturierung der Website. Dank der Möglichkeiten des contentserver kann sie auf derselben Plattform und mit gleichem Layout erfolgen, sodass der Anpassungsaufwand technisch und wirtschaftlich in Grenzen bleibt.