Eine leistungsfähige Verwaltung von Medien aller Art ist in contentserver grundsätzlich integriert. Bilder ebenso wie Dokumente (Microsoft Office, PDF), Streams (Audio, Video) und Animationen (Flash) werden zentral in Katalogen bevorratet für die individuelle Publizierung in Artikeln. Bilder und Dokumente werden entweder über passende Objekttypen zum festen Bestandteil eines Artikels oder lassen sich frei gestaltbar mit dem Editor auf der Seite platzieren.

Neue Bilder und Dokumente können vom Redakteur über eine Upload-Funktion jederzeit ergänzt werden. Größere Dateimengen, z.B. von CD-ROM, lassen sich bei Bedarf über einen Massenimport (Bulk Upload) in das Repository überführen.

Dort werden alle Medien individuell beschlagwortet. Mit einer variablen Suchfunktion - über Katalog, Autor, Dateityp oder völlig frei über Stichwortsuche - lassen sich auch große Medienbestände leicht erschließen. Unterschiedliche Sichten und Sortierungen helfen zusätzlich bei der Orientierung; von allen Bildern wird automatisch eine Miniaturansicht (Thumbnail) erzeugt, die sich auf Knopfdruck zu einer Vorschau vergrößern läßt. Besonders praktisch: Querverweise zu den Verwendungsstellen in Artikeln geben jederzeit Auskunft, welche Artikel von einer Veränderung betroffen wären.

Für global wirksame Änderungen an Bildern kann der Bildeditor direkt in der Medienverwaltung verwendet werden. Ansonsten wirken sich Änderungen an Bildern durch den Redakteur immer nur punktuell auf die Verwendung in einem einzelnen Artikel aus; dasselbe gilt für die automatische Manipulation durch die Funktionen der serverseitigen Bildverarbeitung.

Ein differenziertes Rechtemodell legt fest, aus welchen Katalogen ein Redakteur publizieren und wo er eigene Medien ergänzen darf. In größeren Organisationen können somit verbindliche Bildablagen in zentraler Zuständigkeit kombiniert werden mit Mediensammlungen einzelner Abteilungen, die voneinander getrennt dezentral verwaltet werden. Durch die Ablage aller Medien im Repository sind sie sicher geschützt vor unbefugtem Zugriff am Rechtemodell des contentserver vorbei. Zugleich sind sie automatischer Bestandteil jeder Datensicherung; die Konsistenz mit den publizierten Inhalten bleibt jederzeit gewahrt.

Alle Funktionen der Medienverwaltung sind auch beim Einsatz von ContextEdit unverändert nutzbar.